Pengorganisasian (Organizing) adalah pengaturan sumber daya perusahaan, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lain secara konsisten sesuai dengan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan melalui fungsi perencanaan.
A. Penetapan Tujuan Organisasi
Para manajer sering membuat kesalahan yang sama secara berulang-ulang. Hal tersebut terjadi karena dalam penetapan tujuan tidak membuat serangkian tujuan/penetapan kerangka tujuan. Tujuan merupakan hasil akhir/sesuatu yang akan dicapai.
Fungsi Tujuan Organisasi
1. Memberikan pedoman/panduan suatu kegiatan
Fungsi tujuan sebagai pedoman yaitu memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan.
2. Sumber Legitimasi
Fungsi tujuan sebagai sumber legitimasi yaitu meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya.
3. Standar Pelaksanaan
Fungsi tujuan sebagai standar pelaksanaan yaitu memberikan langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.
4. Sumber Motivasi
Fungsi tujuan sebagai sumber motivasi yaitu meningkatkan semangat kerja bagi para anggota sehingga hasil pekerjaan yang dilakukan dapat memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan.
5. Dasar Rasional pengorganisasian
Fungsi tujuan sebagai dasar rasional pengorganisasian yaitu berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, dan implementasi.
Tipe-Tipe Tujuan Organisasi
1. Tujuan Kemasyarakatan (societal goals)
Setiap produk organisasi pasti dipasarkan untuk konsumen/masyarakat
2. Tujuan Keluaran (Output Goals)
Yaitu sesuatu yang akan diproduksi/dihasilkan oleh organisasi.
3. Tujuan sistem (system goals)
Sistem / peraturan organisasi mempengaruhi kinerja/sikap karyawan.
4. Tujuan produk (Product Goals)
Berbagai karakteristik barang- barang atau jasa-jasa yang diproduksi oleh organisasi. contohnya penekanan pada kualitas atau kuantitas, gaya, ketersediaan, keunikan, keanekaragaman atau pembaharuan produk.
5. Tujuan turunan (derived goals)
Tujuan utama organisasi adalah profit, tapi masih ada tujuan-tujuan lain yang ingin dicapai yang disebut dengan tujuan turunan.
B. Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan dapat disefinisikan sebagai penetuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Pembuatan keputusan ini tidak hanya dilakukan oleh para manajer puncak, tetapi juga para manajer menengah dan lini pertama.
Setiap jabatan seseorang dalam organisasi menyangkut berbagai derajat pembuatan keputusan, bahkan untuk pekerjaan rutin sekalipun dan dalam macam organisasi apapun.
Berikut adalah tipe-tipe keputusan dalam organisasi
1. Keputusan terprogram (programmed decision)
Keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Keputusan ini rutin dan berulang-ulang dilakukan.
Setiap organisasi mepunyai kebijaksanaan-kebijaksanaan tertulis atau tidak tertulis yang memudahkan pembuatan keputusan dalam situasi yang berulang dengan membatasi dan menghilangkan alternatif-alternatif.
Sebagai contoh, manajer tidak perlu memikirkan penetapan gaji karyawan baru, karena organisasi/perusahaan pada umumnya sudah mempunyai skala gaji pada setiap posisi dalam perusahaan/organisasi.
Manajer juga tidak perlu memikirkan masalah-masalah harian yang akan dihadapi, karena prosedur-prosedur untuk menangani masalah-masalah rutin telah tersedia.
2. Keputusan tidak terprogram (non-programmed decision)
Keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khusus, khas atau tidak biasa dan tidak terstruktur serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.
Banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.
Bila suatu masalah yang timbul tidak hanya cukup diliput oleh kebijaksanaan atau sangat penting dan perlu penanganan khusus, maka harus diselesaikan dengan keputusan tidak terprogram. Contohnya penanganan produk yang jatuh dipasaran.
Proses Pembuatan keputusan
1. Pemahaman dan perumusan masalah
Dalam penyelesaian masalah, harus mencari tahu dasar-dasar permasalahan atau apa yang menyebabkan timbulnya masalah.
Lalu selanjutnya menentukan bagian-bagian masalah yang harus dipecahkan. Para manajer dapat mempermudah identifikasi masalah dengan cara sistematik menguji hubungan sebab-akibat.
2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan
Setelah manajer menentukan dan merumuskan masalah mereka harus mulai memutuskan langkah-langkah selanjutnya.
Manajer pertama kali harus menentukan data-data apa yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat, dan kemudian mendapatkan informasi tersebut. Setiap data yang didapatkan harus sesuai dengan permasalahan.
3. Pengembangan alternatif-alternatif
Pengembangan sejumlah alternatif memungkinkan manajer menolak kecendrungan untuk membuat keputusan terlalu cepat dan membuat lebih mungkin pencapaian keputusan yang efektif.
4. Evaluasi alternatif-alternatif
Setelah manajer mengembangkan alternatif-alternatif, mereka harus mengevaluasinya untuk menilai efektifitas setiap alternatif.
Efektifitas dapat diukur dengan dua kriteria : apakah alternatif tersebut realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan sumber daya organisasi/perusahaan, dan seberapa baik alternatif akan membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan alternatif terbaik
Tahap kelima pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai alternatif. Alternatif terpilih merupakan alternatif yang paling tepat/paling sesuai yang didasarkan pada jumlah informasi yang tesedia bagi manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer.
6. Implementasi Keputusan
Yaitu Penerapan keputusan yang telah dirancang
7. Evaluasi hasil-hasil keputusan
Implementasi keputusan harus dimonitor terus memnerus. Manajer harus mengevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan hasil-hasil yang diinginkan.
C. Pengorganisasian dan Struktur Organisasi
Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi
1. Strategi Organisasi
Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan.
Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.
2. Teknologi yang digunakan
Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi, sebagai contoh perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi industri massal akan memerlukan tingkat standarisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
Kemampuan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi seperti pelanggan, supplier dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.
4. Ukuran organisasi
Besar / tidaknya organisasi mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar organisasi, semakin luas juga strukturnya.
Bagan / struktur organisasi menggambarkan 5 aspek utama suatu organisasi:
- Pembagian kerja
- Manajer dan bawahan / rantai perintah
- Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
- Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
- Tingkatan manajemen
Ada 4 Perbedaan Organisasi Formal dan Informal, yaitu:
- Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.
- Kepemimpinan. Dalam organisasi formal pemimpin dipilih secara jelas sedangkan dalam organisasi informal, pemimpinnya dipilih berdasarkan kesukarelaan.
- Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.
- Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.
D. Koordinasi dan Rentang Manajemen
Koordinasi (Kerjasama) adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Pengintegrasian adalah kegiatan untuk menyatupadukan keinginan karyawan dan kepentingan perusahaan, agar tercipta kerjasama yang memberikan kepuasan.
Rentang manajemen adalah jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan.
Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Jika terlalu banyak anak buah maka ,anak buah akan semakin kurang terkontrol dan kurang arahan. Kalau terlalu sedikit maka ,manajer yang kurang dimanfaatkan tenaganya dan para bawahan terlalu diawasi.
E. Wewenang, Delegasi dan Desentralisasi
Wewenang (authority) Adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi. Misalnya, manajer memberikan perintah kepada bawahannya. Wewenang tercipta karena didasarkan oleh kekuasaan.
Tanggungjawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasan / manajer untuk mendelegasikan tugas / fungsi tertentu.
Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai “the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.
Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.
Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi sedangkan Desentralisasi adalah penyebaran / pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ke tingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya. Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat.
