Pengertian Sistem Informasi dan Jenis-Jenis Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi merupakan suatu perkumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara penggunaanya yang mencangkup lebih jauh dari pada sekedar penyajian.

Istilah tersebut menyiratkan suatu maksud yang ingin dicapai dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tatacara penggunaanya.Keberhasilan suatu sistem informasi yang diukur berdasarkan maksud pembuatanya tergantung pada tiga faktor utama, yaitu : keserasian dan mutu data, pengorganisasian data, dan tatacara penggunaanya.untuk memenuhi permintaan penggunaan tertentu, maka struktur dan cara kerja sistem informasi berbeda-beda ber gantung pada macam keperluan atau macam permintaan yang harus dipenuhi.

Suatu persamaan yang menonjol ialah suatu sistem informasi menggabungkan berbagai ragam data yang dikumpulkan dari berbagai sumber. Untuk dapat menggabungkan data yang berasal dari berbagai sumber suatu sistem alih rupa (transformation) data sehingga jadi tergabungkan (compatible). Berapa pun ukurannya dan apapun ruang lingkupnya suatu sistem informasi perlu memiliki ketergabungan (compatibility) data yang disimpannya. (Hanif Al Fatta, 2009:9)

Menurut Sutabri (2005:42), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang dilaksanakan untuk mencapai suatu tujuan yaitu memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi.Informasi dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri yaitu:

1. Baru, informasi yang didapat sama sekali baru dan segar bagi penerima.
2. Tambahan, informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan pada informasi yang telah ada.
3. Korektif, informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang salah sebelumnya.
4. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada.

Jenis-jenis Sistem Informasi

Menurut departemen pendidikan sistem dibagi atas beberapa jenis :

1. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi.Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem pemrosesan transaksi
• Mendukung proses operasi bisnis harian.
• Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

Menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Cara Kerja

Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :

• Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
• Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
• Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?

Manfaat

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

2. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan adalah sistem untuk mendukung bagian keuangan dalam pengambilan keputusan yang mengangkut persoalan keuangan sekolah dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam lingkungan sekolah. Misalnya : ringkasan arus kas, informasi pembayaran.

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan. Informasi yang diberikan disajikan dalam bentuk laporan khusus, laporan periodik, hasil dari simulasi matematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi elektronik.
Input

• Sistem Informasi Akuntansi, Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang yang terlibat. Data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memnuhi sebagian kebutuhan informasi manajemen.
• Subsistem Audit Internal, terdapat 2 jenis Auditor yaitu (1) eksternal, biasanya terdapat pada perusahaan kecil. (2) internal, biasanya pada perusahaan besar mempunyai staf ini sendiri. Ada empat jenis dasar kegiatan audit internal :
  1. Keuangan, menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal.
  2. Operasional, dilakukan untuk memeriksa efektivitas prosedur. Dilakukan oleh analis sistem selama tahap analis dari siklus hidup sistem.
  3. Kesesuaian, merupakan lanjutan dari kegiatan audit oprasianal. Audit kesesuaian akan berlanjut terus, sehingga prosedur di perusahaan akan terus berajalan dengan baik.
  4. Rancangan Sistem Pengendalian Internal, merupakan rencana untuk pelaksanaan audit-audit agar berjalan lebih baik.

• Subsistem Intelijen Keuangan, digunakan untuk mengidentifikasikan sunber – sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik. Informasi yang diperoleh berasal dari dua pihak, yakni Pemegang saham dan masyarakat keuangan.

Output

• Sistem Peramalan, merupakan salah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Ada tiga fakta dasar dalam pemikiran peramalan : (1) Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu (2) Semua peramalan terdiri dari keputusan semistruktur (3) Tidak ada teknik peramalan yang sempurna.
  Terdapat dua jenis peramalan:

1. Peramalan Jangka Pendek, dilakukan oleh area fungsional
2. Peramalan Jangka Panjang, dilakukan oleh suatu area selain pemasaran (suatu kelompok khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan).

Terdapat dua metode peramalan, antara lain :

1. Metode peramalan nonkuantitatif, tidak meliibatkan perhitungan data tetapi didasarkan pada penaksiran subyektif
2. Metode Kuantitatif, melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal.

• Subsistem Manajemen Dana, bertugas untuk mengelola arus uang,menjaganya agar tetap seimbang dan positif.
• Subsistem Pengendalian, memudahkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua sumber daya yang tersedia.

3. Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur adalah sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dalam pembayaran dan pembelian inventaris sekolah dan alat-alat tulis.

Sistem Informasi Manufaktur merupakan subset dari Sistem Informasi Manajemen yang menyediakan informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur. Manajer dalam area manufaktur menggunakan komputer sebagai komponen sistem fisik maupun sistem informasi konseptual.

Manajer pada area manufaktur menggunakan komputer dalam sistem produk fisik untuk aplikasi seperi CAM (Computer Aided Manufacturing) dan CAD (Computer Aided Design).Sebagai Sistem informasi konseptual, komputer digunakan dalam menjadwalkan produksi, mengatur persediaan, mengendalikan kualitas produk dan melaporkan biaya produk.Semua aplikasi untuk fsiik maupun konseptual disebut CIM (Computer Integrated Manufacturing).

Pendekatan Mengelola Proses Manufaktur Menggunakan Informasi:

• Titik Pemesanan Kembali / ROP (ReOrder Point) adalah pendekatan reaktif yaitu keputusan pembelian pada titik pemesanan kembali dengan menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu.
• Perencanaan Kebutuhan Material / MRP (Material Requirements Plannings) adalah pendekatan proaktif yaitu mengidentifikasi material yang akan diperlukan, jumlahnya, dan tanggal diperlukannya.

Komponen-komponen utama sistem MRP :

1. Sistem Penjadualan Produksi, yaitu menyiapkan master production schedule yang memproyeksikan produksi hingga satu tahun ke depan untuk mengakomodasi proses produksi. Master production schedule menggunakan 4 file data mencakup file Pesanan Pelanggan, file Ramalan Penjualan, File Persediaan Barang Jadi, file Kapasitas Produksi.
2. Sistem Material Requirements Planning yaitu menentukan berapa banyak material yang diperlukan untuk memproduksi jumlah unit yang diinginkan.
   File yang diperlukan :
   File Bill Of Material, kuantitas pada bill of material dikalikan dengan kebutuhan bruto (gross requirements).àjumlah unit yang akan diproduksiFile Persediaan Bahan Baku digunakan untuk menentukan material yang àtelah dimilki. Material tersebut dikurangi dengan kebutuhan bruto kebutuhan netto (net requirements) yaitu jumlah yang harus dibeli untuk memenuhi jadual produksi.
3. Sistem Capacity Requirements PlanningBerhubungan dengan sistem Material Requirements PlanningUntuk memastikan bahwa produksi terjadual sesuai dengan kapasitas pabrik.
4. Sistem Pengeluaran Pesanan (Order Release System). Menggunakan jadual pesanan terencana untuk input dan mencetak laporan pengeluaran pesanan (order release report). Satu salinan diserahkan kepada pembeli di departemen pembelian untuk berunding dengan pemasok, dan salinan lain dikirimkan ke manajer manufaktur untuk mengontrol proses produksi.

Perencanaan Sumber Manufaktur / MRP II (Manufacturing Resource Plannings)
Adalah mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang berhubungan dengan manajemen material.

Manfaat MRP II :

1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien
2. Perencanaan prioritas yang lebih baik
3. Pelayanan pelanggan yang meningkat
4. Semangat pekerja yang meningkat
5. Informasi manajemen yang lebih baik

UST -IN-TIME (JIT)
Menjaga arus material ke pabrik hingga minimum dengan menjadualnya agar tiba di stasiun kerja tepat pada waktunya (just in time)
SUBSISTEM INPUT MANUFAKTUR. Terdiri dari Sistem Informasi Akuntansi, Subsistem Rekayasa Industri, dan Subsistem Intelijen Manufaktur.

• Sistem Informasi Akuntansi. Menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur. Terminal ditempatkan di seluruh pabrik untuk mencatat kegiatan pekerja manufaktur dan sumber daya mesin ketika bahan baku diubah menjadi produk akhir.
• Subsistem Rekayasa Industri. Menyediakan data dan informasi yang menjelaskan operasi manufaktur internal dari Industrial Engineer (IE) yang mempelajari proses produksi agar menjadi lebih efisien yaitu dengan merancang sistem produksi fisik dengan menentukan lokasi pabrik, cara mengatur jalur produksi, dan urutan proses yang harus dilaksanakan
• Subsistem Intelijen Manufaktur. Menyediakan data dan informasi mengenai pemasok dan serikat buruh yang dikumpulkan melalui penelitan khusus dan pertemuan pribadi.

SUBSISTEM OUTPUT MANUFAKTUR

Terdiri dari Subsistem Produksi, Subsistem Persediaan, Subsistem Kualitas.

• Subsistem Produksi. Mengukur proses produksi dalam hal waktu dengan menelusuri arus kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya.
• Subsistem Persediaan. Mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi.Perusahaan berusaha meminimumkan biaya pemeliharaan dengan menjaga agar tingkat persediaannya rendah dengan cara memesan dalam kuantitas kecil atau ekonomis. Metode yang dapat digunakan adalah EOQ & EMQ.EOQ (Economic Order Quantity) : menyeimbangkan biaya pemeliharaan dan pembelian serta mengidentifikasi biaya kombinasi terendah.
  EMQ (Economic Manufacturing Quantity): menyeimbangkan biaya penyimpanan persediaan dengan biaya ketidak efisienan produksi.
• Subsistem Kualitas. Mengukur kualitas bahan saat bahan tersebut diubah. Diukur mutu/kualitasnya mulai saat diterima dari pemasok, berbagai titik dalam proses produksi, dan barang jadi sebelum meninggalkan pabrik.
• Subsistem Biaya. Mengukur biaya yang terjadi dalam proses produksi

4. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informsi Sumber daya manusia adalah sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia. Misalnya : berisi informasi gajiHubungan antara teknologi dan sumber daya manusia sangat erat kaitannya. Dengan berkembangnya teknologi maka akan mengefisiensikan tenaga manusia dalam proses operasi suatu perusahaan.

Dalam hal ini harus ada sinkronisasi antara tenaga kerja manusia dengan perkembangan teknologi supaya peran tenaga manusia tidak tergantikan oleh teknologi yang ada.Melihat hal tersebut harus adanya peningkatan kualitas para karyawan dalam bekerja yaitu mampu berinovasi dan berkreasi dalam pekerjaannya agar sumber daya manusia (tenaga kerja) tidak tergantikan oleh teknologi yang semakin hari semakin berkembang.

Aktifitas bisnis dalam suatu perusahaan digerakan oleh tenaga kerja yang memiliki pemahaman terhadap pengolahan bisnis tersebut. Sumberdaya manusia dalam hal ini tenaga kerja menjadi syarat utama dalam mengoprasikan perusahaan.Pengolahan sumber daya manusia yang tepat menjadi bagian yang sangat penting karena apabila proses perekrutan tenaga kerja dilakukan tidak tepat, maka dikemudian hari akan menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan.
Unit Sumber Daya Manusia

Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM (Sumber Daya Manusia) adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa Inggris disebut HRD atauHuman Resources Departement. Departemen Sumber Daya Manusia Memiliki Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab :

1. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
2. Seleksi tenaga kerja / Selection
3. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and Evaluation
4. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and Protection
5. Jenjang karir

6. Sistem Informasi Psikologi

Sekarang ini banyak tersedia website Sumber Daya Manusia terutama proses pencarian tenaga kerja On-Line, website tersebut dapat meningkatkan efisiensi proses pencarian tenaga kerja serta meningkatkan proses penempatan tenaga kerja dengan lowongan kerja yang sesuai dengan keahliannya.

KELEBIHAN

Bagi perusahaan :

1. Tidak terbatas waktu, ruang dan tempat. Wawancara dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja diperlukan.
2. Perusahaan lebih mudah mendapatkan pegawai/ staff yang sesuai dengan kriteria perusahaan.
3. Menghemat biaya operasional kantor untuk menyeleksi karyawan.
4. Dokumen-dokumen calon karyawan tidak menumpuk sia-sia di tempat penyimpanan data HRD sehingga tidak ada resiko kehilangan ataupun tertinggal.
5. Data pencari kerja dapat disimpan dalam waktu yang lama dan dapat dibuka sewaktu-waktu dibutuhkan.

Bagi Calon Karyawan :

1. Peluang untuk mendapatkan pekerjaan yang diimpikan lebih besar (terutama apabila ada perusahaan yang membutuhkan karyawan dengan keahlian khusus).
2. Dapat membuka peluang digunakannya interview secara real time (langsung) sehingga menghemat waktu dan biaya, karena saat interview tidak harus berhadapan langsung dengan interviewer.

KEKURANGAN

Bagi perusahaan/ penyedia kerja :

1. Tidak berhadapan langsung dengan pencari kerja, sehingga tidak dapat terlihat jelas sikap, postur tubuh dan kepribadiannya.
2. Resiko sambungan internet terganggu (respon jaringan lambat) sehingga wawancara tidak lancar (apabila wawancara secara real time).
3. Resiko database karyawan/ pencari kerja rusak atau hilang akibat adanya serangan virus atau hacker.
4. Resiko data yang diberikan calon pekerja tidak terbukti kebenarannya.

7. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemenuntuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.

Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Tujuan Umum

1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Sistem informasi berdasarkan level organisasi

1. Sistem informasi departemen.
2. Sistem informasi perusahaan.
3. Sistem informasi antar organisasi.

Sistem informasi berdasarkan area fungsional

1. Sistem informasi akuntansi.
2. Sistem informasi keuangan.

Sistem informasi berdasarkan fungsinya

1. Sistem pemrosesan transaksi.
2. Sistem informasi manajemen.
3. Sistem pendukung keputusan.
4. Sistem informasi eksekutif.
5. Sistem pakar.
6. Sistem komunikasi dan kolaborasi.
7. Sistem otomatisasi kantor.

Sistem Informasi berdasarkan dukungan yang tersedia

1. Sistem Pemrosesan Transaksi.
2. Sistem Informasi Manajemen.
3. Sistem Otomasi Perkantoran.
4. Sistem Pendukung Keputusan.
5. Sistem Informasi Eksekutif.
6. Sistem Pendukung Kelompok.
7. Sistem Pendukung Cerdas.